Paperless, why not?

Tahun 1998, saya terbengong-bengong dengan berita bahwa pesawat terbesar di dunia pada saat itu, yaitu Boeing 777 yang berkapasitas 550 penumpang, ternyata didesain secara paperless. Jadi ya betul-betul nggak pakai kertas, tapi menggunakan berbagai macam aplikasi software komputer kayak CAD (Computer Aided Design), CAM (Computer Aided Manufacturing), dan CATIA (Computer Aided Three-dimensional Interactive Application). Istilah-istilah itu ya saya juga baru tahu sekarang setelah googling sekarang. hehe

Dan, saat ini, 14 tahun kemudian, barulah saya bisa melakukan hal serupa. Serupa?. Nggak ding, masih jauuuhhh sekaliii dibandingkan kehebatan para engineer Boeing yang bisa membuat design pesawat yang sangat sophisticated dengan tanpa menggunakan kertas. Whatever lah, yang jelas saya cukup senang bisa menyalahgunakan (baca : memanfaatkan) posisi yang saya punyai untuk menghemat kertas, begitulah intinya kira-kira.

Ceritanya, Alhamdulillah baru kali ini saya dipercaya jadi DPL (dosen pembimbing lapangan) bagi mahasiswa KKN di kampus saya. Capeknya jelas, bolak-balik semarang ke lokasi KKN dan keliling di sembilan desa jatah saya dari 15 desa yang ada di 1 kecamatan di sana cukup menguras energi. Anda tahu … KKN adalah sebuah kegiatan yang sarat dengan pelaporan. Dikit-dikit dilaporkan, hehe, saya malah jadi berpikir, jangan-jangan waktu 35 hari di sana, malah lebih banyak waktu untuk bikin laporannya daripada waktu untuk kegiatannya?.

Pada awal KKN, seluruh mahasiswa diminta untuk membuat LRK (Laporan Rencana Kegiatan), baru rencana itu lho… Di buku pedoman tertulis LRK harus diperbanyak 6 eksemplar. Setelah dilihat perinciannya, 6 eksemplar itu adalah untuk 1. LPPM, 2. Perangkat Desa, 3. Perangkat Kecamatan, 4. Pejabat terkait, 5. DPL, 6. Arsip Mahasiswa.

“Wah, nggak bener nih”, begitu pikir saya. Kalau cuman Rencana, paling yang perlu LPPM doang. Ya udah, akhirnya saya putuskan kepada mahasiswa untuk cukup mengumpulkan satu eks hardcopy saja, untuk LPPM. Desa dan kecamatan nggak usah, toh baru rencana (LRK). Sebetulnya DPL juga perlu buat penilaian, tapi saya pikir bisa dari soft file saja. Memang mengoreksi di file tentu lebih pening daripada membaca secara langsung di kertas, tapi nggak papa lah. Sayangnya, akhirnya ada 2 desa yang sudah terlanjur membuat 6 copy.

Lumayan lah menurut saya, bila setiap desa mempunyai LRK setebal 200 halaman, berarti penghematannya adalah 200 lembar x 15 desa x 5 copy = 15 ribu lembar kertas (30 rim). Belum menghitung biaya jilidnya. Angka itu akan bertambah 20x lipat, apabila kebijakan pengumpulan 1 hardcopy tersebut diterapkan pada seluruh mhs KKN dalam 1 periode saja.

Pada saat pengumpulan LPK (Laporan Pelaksanaan Kegiatan), angkanya akan lebih besar lagi, karena laporan dibuat tiap individu, bukan tiap desa. Untuk LPK saya tetapkan cukup membuat 3 hardcopy dari yang seharusnya 6 copy, 1 untuk LPPM, 1 untuk Desa, 1 untuk Kecamatan. Walau yang untuk kecamatan sebetulnya saya meragukan urgensinya. Tapi nggak papa lah, dikasih saja, nanti ndak malah marah kalau nggak dikasih, hehe. Untuk DPL lagi-lagi cukup soft copy saja. Bayangkan hitungannya, bila setiap mhs membuat laporan LPK individu + lampiran-lampirannya setebal 100 halaman.  Dalam 1 kecamatan ada 150 mhs. Penghematannya adalah : 150 mhs x 100 lembar x 3 eksemplar = 45 ribu lembar kertas. 90 rim sodara-sodara !! hampir seharga 3 juta rupiah. Dan ingat, angka itu akan membesar lebih dari 20x lipat, bila dikalikan jumlah seluruh mhs KKN dalam 1 periode saja yang ada lebih dari 3000 orang.

Begitulah, sebetulnya paperless atau tidak, bukan masalah teknologinya. Tidak perlu menggunakan software yang sangat canggih seperti yang dipakai para engineer Boeing itu untuk menjadi paperless. Paperless adalah masalah kemauan dan merubah kebiasaan, masalah keluar dari comfort zone yang sudah sangat terbiasa membaca kertas dan membolak-balik halaman daripada melihat pada layar monitor.

Jadi, kepada siapapun yang kebetulan memiliki posisi yang cukup strategis yang bisa menentukan kebijakan, cobalah untuk sedikit demi sedikit mengurangi jumlah print out yang diperlukan.

Sebagai dosen misalnya, lakukan saja apa yang bisa kita lakukan di  lingkungan kita dan sebatas wewenang kita, misalnya memperbolehkan mahasiswa asistensi / konsultansi dengan menggunakan laptop. Hehe, pening memang, dan nggak puas karena nggak bisa corat-coret langsung. Lalu menentukan format pengumpulan tugas mahasiswa dengan bentuk file saja. Ah, saya senang sekali, kebetulan mulai semester ini saya juga mendapat amanat untuk menjadi dosen koordinator mata kuliah Tugas Akhir. Seperti halnya KKN, tugas akhir adalah salah satu mata kuliah dengan pemborosan kertas luar biasa. Mudah-mudahan ada sesuatu yang bisa saya lakukan di situ.

Sebagai profesional misalnya, bisakah kita berusaha untuk memberikan hasil pekerjaan berupa file kepada klien. Mungkin ada yang mau, ada yang tidak. Eh, kalau yang ini sih alasan saya buat menekan cost printing saja. hahaha

Nggak usah muluk-muluk dikaitkan dengan green movement dan penyelamatan pohon segala. Dengan paperless, Anda akan menghemat uang anda sendiri dengan lebih sedikit membeli kertas dan mengisi ulang tinta, betul ?. Kalau mau lebih teoritis dikit bisa dilihat di sini nih http://www.globalheal.com/2010/07/01/how-to-go-paperless-a-step-by-step-guide/

Memang, keluar dari comfort zone memang susah, apalagi bila lingkungan tidak mendukung. Keputusan saya di atas bukannya tanpa konsekuensi. Bisa saja saya tidak dipakai lagi sebagai DPL di periode berikutnya karena dianggap melanggar ketentuan yang telah tertulis di buku panduan. Bila nanti saya sebagai koordinator Tugas Akhir memutuskan untuk menghilangkan keharusan mahasiswa mengumpulkan hardcopy naskah LP3A sebanyak jumlah dosen, bisa jadi dosen-dosen yang lain akan menolak. Walaupun, nggak mungkin kebaca juga sebetulnya.

Misalnya Anda pada posisi yang kebetulan tidak bisa menentukan kebijakan pada orang lain, paling tidak lakukanlah pada diri kita sendiri. Contoh paling gampang, gunakan kedua sisi kertas sebelum membuangnya.

Jangan ragu-ragu saudaraku.

faman ya’mal mitsqola dzarrotin khoiroy yaroh, waman ya’mal mitsqola dzarrotin syarroy yaroh”.

(Qur’an Surat Az-Zalzalah (99) ayat 7 – 8)

7. Maka barangsiapa mengerjakan kebaikan sebesar zarah, niscaya dia akan melihat (balasan)nya, 8. Dan barangsiapa mengerjakan kejahatan seberat zarah, niscaya dia akan melihat (balasan)nya.

Leave a comment

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: